Sepa la condición legal de su grupo

¿Necesitamos un EIN? ¿Cómo podemos conseguir uno?

En inglés, “EIN” es la abreviatura de “employer identification number - número de identificación de empleador”. Es el número que el IRS emite para mantenerse al tanto de las empresas, incluyendo las organizaciones sin ánimo de lucro. A pesar de su nombre, no tiene nada que ver con si el grupo tiene empleados o no.

Hay un par de maneras diferentes en las que se pueden organizar los grupos de padres. Pueden funcionar como un comité de la escuela, usando una cuenta bancaria de la escuela y siendo parte de la condición de entidad sin ánimo de lucro de la escuela, o pueden funcionar como organizaciones independientes, que por lo general le dan más control sobre sus actividades y finanzas.

Todos los PTO independientes tienen que tener un EIN para abrir una cuenta de banco. De hecho, los bancos no le permitiran abrir una cuenta bancaria comercial sin un EIN o un número de seguro social, y jamás se debe usar un número de seguro social personal para abrir una cuenta para el PTO.

Por suerte es bastante rápido y fácil obtener un EIN usando la pagina “Solicite un Número de Identificación del Empleador (EIN) en línea” en el sitio web del IRS. También puede solicitar un EIN por teléfono. Llame al 800-829-4933 en horario de oficina o llene el formulario SS-4 del IRS.

¿Cómo encontramos nuestros EIN? ¿El EIN de quién estamos usando?

Su grupo debe tener una notificación generada por computadora y emitida por el IRS que indique su EIN. Si no tiene el número y no puede encontrar el formulario, pídale ayuda al gerente de su banco. La cuenta bancaria que usa su grupo se abrió con un EIN o, si su PTO hace sus operaciones bancarias con una cuenta personal, con un número de seguro social. Si se entera que su PTO tiene una cuenta que se abrió con un número de seguro social, es importante que obtenga un EIN para su PTO y que después convierta su cuenta en una cuenta comercial que estará mejor estructurada para sus necesidades.

Si todavía no puede encontrar su EIN, llame al 800-829-4933, la línea telefónica de IRS para empresas e impuestos especiales, para que lo asistan.

¿Pagamos impuestos?

Si su PTO es independiente de la escuela y gana y gasta dinero, es fundamentalmente un negocio que debe presentar una planilla impositiva anual al IRS (y posiblemente también planillas estatales o locales). Afortunadamente, los PTOs cumplen con los criterios del IRS para ser entidades de beneficencia pública exentas del pago de impuestos. La forma breve de decirlo es “organización 501(c)(3)”, porque la exención está descrita en detalle en la sección 501(c)(3) del código impositivo federal.

Para obtener una condición oficial de entidad 501(c)(3) exenta del pago de impuestos, tiene que presentar el formulario IRS Form 1023-EZ o posiblemente la forma 1023. Este es un proceso largo que le costará a su PTO $275 para el formulario 1023-EZ ($600 para el formulario 1023). Ese cargo se paga una sola vez. Como organización exenta, su PTO igual tiene que presentar una planilla impositiva anual con información sobre sus ingresos y gastos, pero no tiene que pagar impuestos federales.

Nunca presentamos una planilla impositiva. ¿Y ahora qué?

Si su grupo nunca ha presentó planillas impositivas, use el Exempt Organizations Select Check (vea “Verifique su condición” abajo) para determinar si su grupo es una organización 501(c)(3). Si no lo es, y desea iniciar el proceso de convertirse en una, descargue el formulario 1023-EZ desde el sitio web del IRS. Este formulario es bastante complicado pero puede obtener ayuda del PTO Today’s Startup Toolkit. Este le guiará a través de la solicitud.

Muchas PTOS independientes funcionan sin condición oficial de exentas de impuestos. Sin embargo, el IRS ha dicho que desea que todas las organizaciones sin ánimo de lucro se inscriban como organizaciones 501(c)(3). Para ello creó un sistema de dos niveles y simplificó el proceso de información para hacer que sea más fácil cumplir.

La planilla del IRS para las organizaciones exentas del pago de impuestos es formulario 990. La mayoría de los grupos de padres presentan el formulario 990-N, una sencilla tarjeta postal. Si sus ingresos netos en el año son más de $50,000, tiene que presentar el formulario 990-EZ, una versión más compleja de la presentación de planillas de impuestos.

¿Qué pasa si su grupo no ha presentado planillas de impuestos por varios años?

Si su grupo es una organización 501(c)(3), pero no ha estado presentando planillas de impuestos, no se asuste. Su próximo paso depende del número de años en que no se haya presentó las planillas y de la cantidad de su ingreso anual.

Si sólo faltan uno o dos años de presentación de planillas anuales y su PTO tiene un ingreso bruto de $50,000 o menos cada año, sólo tiene que presentar el informe de este año, el formulario 990-N, a tiempo. Se tiene que presentar el o antes del 15º día del quinto mes posterior al cierre del ejercicio fiscal de su PTO (el 15 de noviembre si su ejercicio fiscal termina el 1º de julio). El formulario 990-N se llena en el internet. Si sólo salteó uno o dos años, no tiene que presentar los informes pasados, pero debe establecer buenas prácticas de contabilidad y controles financieros para asegurar que su grupo presente las planillas a tiempo en el futuro.

Si su PTO 501(c)(3) tiene ingresos brutos anuales de más de $50,000, tiene que presentar el formulario 990-EZ en lugar del 990-N. Es un problema más grande con el IRS si un grupo de su tamaño olvida presentar la planilla impositiva y es posible que su PTO tenga que pagar multas por haber presentado las planillas tarde. Si tu PTO grande no presentó el formulario 990-EZ, llame al IRS al 877-829-5500 y hable con ellos sobre su situación. En ocasiones el IRS ha perdonado o reducido las multas por haber presentado las planillas tarde, pero debe actuar con un esfuerzo sincero para corregir la situación.

Si sabe que su PTO es, o era, una organización 501(c)(3) y no ha presentado planillas impositivas al menos tres años consecutivos de los últimos tres años o mas, es probable que el IRS haya revocado la condición de exento de impuestos de su grupo. Busque en el sistema Select Check del IRS para encontrar organizaciones que “were automatically revoked (fueron revocadas automáticamente)”. Si su PTO aparece en la lista, la condición de 501(c)(3) de su grupo fue revocada y tendrá que tomar medidas para recuperarla.

El IRS no está interesado en penalizado a las organizaciones con buenas intenciones, como un PTO. Lamentablemente, es igualmente trabajoso solicitar rehabilitación que solicitar exención impositiva originariamente. De hecho, su PTO presentaría el mismo formulario, el formulario 1023, junto con el $600 cargo estándar para solicitar rehabilitación.

También tiene que presentar copias en papel de las planillas impositivas anuales faltantes empleando el formulario 990-EZ en lugar del 990-N que es más sencillo. El beneficio de recuperar la condición de exento del pago de impuestos en lugar de crear una nueva entidad es que su PTO retiene el EIN y toda la historia de su grupo queda intacta.

¿Tenemos que formar una corporación para tener la condición de 501(c)(3)?

No, estos son dos pasos diferentes y no relacionados. La incorporación se reconoce a nivel estatal y la condición de 501(c)(3) es una designación federal. La incorporación por lo general brinda a su PTO y a sus funcionarios un cierto grado de protección contra ciertos tipos de responsabilidades. Por lo general, la incorporación se tiene que renovar anualmente en el departamento de comercio o en una oficina similar de su estado.

La incorporación establece la fecha de inicio de su organización, así que debe hacerlo antes de presentar su condición de organización 501(c)(3). Si decide incorporar después de haber obtenido su designación 501(c)(3), tendrá que volver a empezar el proceso, porque según el IRS, la nueva organización incorporada es una entidad nueva.

¿Tenemos que renovar nuestra designación 501(c)(3) todos los años?

No, pero su PTO tiene que presentar el formulario 990-N o el formulario 990-EZ, las planillas anuales de información para el IRS, a tiempo todos los años.

¿Cómo empezamos a presentar la solicitud?

La solicitud de designación 501(c)(3) se llama IRS Form 1023. El formulario y las instrucciones se pueden descargar de la sección Forms and Publications en el sitio web del IRS. PTO Today ofrece una guía detallada, línea por línea, diseñada específicamente para ayudar a los líderes de PTOs a llenar el formulario 1023.